A principios de este año, una empresa se puso en contacto con nosotros después de identificar una actividad de comprobación inusual mientras su contable estaba fuera de la ciudad durante una semana de formación. Nos pidieron que fuéramos a revisar toda la actividad y determinar si sus registros contables eran correctos. Uno de nuestros gestores contables acudió a su oficina al día siguiente para revisar los libros (mientras el contable seguía de viaje de formación) e identificó que el contable había estado confabulando con un proveedor para emitir pagos fraudulentos y repartirse los ingresos. ¡Descubre la mejor gestoría online!
Ni que decir tiene que la empresa despidió al contable por robo. La empresa solicitó que nuestros contables se hicieran cargo de la función hasta que pudieran encontrar un sustituto y hemos seguido proporcionando apoyo contable de control interno a la empresa, incluida la supervisión del nuevo contable.
Como propietario de un negocio, a menudo su principal objetivo son las operaciones de la empresa. Hemos trabajado con varios propietarios de empresas que no daban prioridad a la información financiera, en lugar de centrarse únicamente en los ingresos. Trabajamos con otros propietarios de negocios que también reconocen la importancia de los estados financieros para entender el estado de las operaciones de sus activos; sin embargo, con la mejor intención, delegaron el trabajo de contabilidad a un empleado disponible (como un gerente de oficina o administrador), o a un tenedor de libros con poca o ninguna experiencia en contabilidad, mientras que no proporcionan ninguna supervisión.
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Segregar las funciones contables
Las pequeñas empresas suelen depender de un empleado o de un contable para asegurar el proceso en todos los aspectos del proceso contable, incluyendo la autorización, ejecución, custodia y contabilización de las transacciones. Lo ideal es separar el procesamiento de los cobros y los pagos, con una segregación de funciones en la que diferentes personas aprueben las facturas, preparen los cheques, firmen los cheques y concilien las cuentas bancarias. Permitir que una sola persona maneje el efectivo o los cheques recibidos, los depósitos y la contabilización de los pagos en el sistema aumenta el riesgo de fraude. Estos procesos deben estar separados entre diferentes personas. Si esto no es factible para su organización, es aconsejable rotar periódicamente a las personas que realizan las tareas mencionadas.
Además, podría utilizar una matriz de riesgos y controles de cuentas por cobrar para ayudar a su empresa a evaluar y minimizar los riesgos inherentes resultantes de los datos contables defectuosos y los riesgos residuales, que pueden permanecer incluso con buenos controles. Los proveedores de automatización de cuentas por cobrar, como Sampli, pueden ayudar a las empresas a preparar matrices de riesgo y control de cuentas por cobrar manteniendo datos contables detallados y fácilmente accesibles, lo que proporciona a los propietarios de las empresas y a los directores generales una imagen completa de a qué se enfrentan.
También podría considerar el uso de un servicio de pago en línea al que se pueda acceder desde cualquier lugar y que le proporcione un mayor control contable sobre el proceso de pago. Las facturas y los pagos pueden autorizarse cómodamente antes de cualquier desembolso de efectivo. Si su situación sigue justificando las pólizas de cheques físicas, considere la posibilidad de firmarlas usted mismo o autorizar a un firmante adicional. Asegúrese de que el firmante esté separado de la persona que emite los cheques y que el firmante coteje los cheques con las facturas antes de enviarlos. Por último, asegúrese de guardar los cheques en blanco en un lugar seguro y de acceso restringido para evitar riesgos.
Restringir el acceso a los sistemas financieros
El software de contabilidad más comúnmente utilizado por las empresas da a sus usuarios la posibilidad de editar y borrar transacciones anteriores, lo que podría conducir a una fácil ocultación del robo. Los propietarios de empresas deberían conservar los derechos de administrador (si es posible) del sistema de contabilidad de la empresa y considerar la posibilidad de restringir el acceso de los usuarios únicamente a las áreas necesarias para sus funciones. Esto ayudará a reducir las posibilidades de que un individuo cree entradas falsas y cubra sus huellas. Una revisión de las transacciones anuladas y borradas mostrará cualquier ajuste o eliminación y puede ser decisiva para exponer irregularidades en los procedimientos.
Si se conceden derechos de aprobación a un empleado o a un contable en su servicio de pago en línea, debe realizarse una revisión de los abonos para garantizar la validez de los créditos emitidos y disuadir de la creación de abonos falsos para cubrir cualquier efectivo interceptado.
Aumentar la supervisión
Los controles internos sin supervisión no son suficientes. Usted, o un recurso de confianza, debe revisar con diligencia los extractos bancarios, los registros de cheques o pagos y las conciliaciones bancarias con regularidad. Revise los extractos de las nóminas en busca de empleados fantasma y aumentos, horas o incluso gastos no aprobados. Imprima al empleado la necesidad de conservar los documentos justificativos y debería revisar periódicamente algunas transacciones y documentos justificativos para comprobar su validez y exactitud.
Lo más importante es que los propietarios de las empresas deben seguir políticas y procedimientos para que sea una prioridad revisar los informes financieros y comprender la tendencia y los cambios en los datos financieros de la empresa. Hay que centrarse en entender las fluctuaciones mes a mes o trimestrales, así como las variaciones entre el presupuesto y los datos reales.
Hacer que los estados financieros sean revisados por un tercero
Para respaldar a los contables y otros esfuerzos contables internos, los propietarios de empresas deberían considerar la posibilidad de utilizar a su contador público para que revise periódicamente los estados financieros. Una persona que sabe que el trabajo realizado será revisado posteriormente es más probable que no cometa un fraude. Un contable externo puede ser decisivo a la hora de identificar inexactitudes e incoherencias en los registros financieros, así como para ayudar a los propietarios de empresas a comprender mejor los procedimientos de sus datos financieros.
Exigir a los empleados que tomen vacaciones
En el ejemplo del cliente mencionado anteriormente, la empresa identificó la actividad de comprobación inusual mientras su contable estaba fuera de la ciudad para recibir formación. La malversación de fondos y otros tipos de fraude requieren un encubrimiento constante del rastro de papel para no ser detectados en los registros contables. Por lo tanto, los propietarios de empresas deben insistir en que los empleados que realizan las tareas de contabilidad/contabilidad de la empresa se tomen unas vacaciones cada año y designen a una persona de apoyo para que cubra sus responsabilidades durante esa licencia. Lo ideal es que las vacaciones duren al menos una semana y que se produzcan a finales de mes, cuando se cierran los libros.